Das Telefonat am späten Abend
„Du, wo soll ich morgen eigentlich hin?" — die Frage, die abends beim Chef aufläuft, weil sie tagsüber niemand beantwortet hat. Die Tour steht am Vorabend, die Frage stellt sich nicht mehr.
Aus Sicht des Teams
Einsatzplanung für Monteure:
Einsatzplanung für Monteure:
Touren, Termine und Änderungen zentral koordinieren
Was sich für Ihre Monteure und Servicetechniker ändert. Die Entscheidung treffen Sie, aber tragen muss sie Ihr Team. Und Monteure haben ein feines Gespür dafür, ob eine Neuerung ihnen die Arbeit erleichtert oder nur jemandem im Büro. Deshalb diese Seite: nicht was Sie davon haben, sondern was am Montagmorgen im Fahrzeug ankommt.
Keine App
Kein Login
Kein Schulungstag
Das Wichtigste zuerst
Ihr Team muss nichts lernen
Das ist der Punkt, an dem die meisten Digitalisierungsversuche im Handwerk scheitern: Es wird ein Programm eingeführt, das jemand pflegen muss, und die Person, die es pflegen sollte, sitzt auf dem Dach. Nach drei Wochen läuft wieder alles über WhatsApp, nur dass jetzt zusätzlich eine Lizenz bezahlt wird.
Wir gehen den anderen Weg. Wir bringen keine Software in Ihren Betrieb. Wir planen mit unserem eigenen System — das ist unser Arbeitsmittel, so wie der Werkzeugkoffer das Arbeitsmittel Ihres Monteurs ist. Ihr Team merkt davon nichts. Es merkt nur, dass morgens klar ist, was ansteht, und dass jemand rangeht, wenn man anruft. Ihre Monteure wählen dafür unsere Nummer direkt — dafür muss an Ihrer Telefonanlage nichts umgestellt werden.
Kein Konto, kein Passwort, keine Schulung, kein Update, das ausgerechnet vor der Frühschicht kommt. Wenn ein Monteur heute mit Telefon und WhatsApp zurechtkommt, kommt er auch damit zurecht.
Die Kanäle, über die es läuft
Genau die, die Ihr Betrieb schon benutzt:
- Telefon — für alles, was besprochen werden muss
- WhatsApp Business — für die Tour, für Fotos, für kurze Rückmeldungen
- E-Mail — für alles, was schriftlich bleiben soll
Welcher Kanal für welchen Fall gilt, legen wir im Onboarding gemeinsam fest. Ein Weg für Dringendes, ein Weg für den Rest — das ist die halbe Miete.
Für Ihr Team ist damit alles geklärt: Ihre Monteure bekommen unsere Nummer und rufen dort an, ab dem ersten Tag, ohne dass an Ihrer Telefonanlage etwas geändert wird. Eine Umstellung braucht es nur für den anderen Fall — wenn auch Anrufe Ihrer Endkunden an Ihrer Betriebsnummer bei uns ankommen sollen. Dafür bestellen Sie eine Rufumleitung bei Ihrem Telefonanbieter; wir sagen Ihnen genau, was Sie bestellen müssen, und prüfen danach, dass die Anrufe ankommen. Was das im Kundendienst bedeutet, steht auf der Seite Kundendienst-Disposition.
Der Ablauf
Wie ein Monteur seine Tour bekommt
Vier Schritte, jeden Tag dieselben. Nichts davon verlangt mehr als ein Handy in der Jackentasche.
1 · Vor Feierabend
Die Tour für morgen steht fest
Nicht am nächsten Morgen um sieben, sondern am Vorabend. Wer wissen will, wie sein Tag aussieht, kann das wissen, bevor er nach Hause fährt — und muss nicht beim Chef nachfragen.
2 · Morgens
Der Tagesauftrag kommt an
Adressen in der Reihenfolge, in der sie gefahren werden. Ansprechpartner und Telefonnummer. Was zu tun ist. Und was der Kunde am Telefon gesagt hat — auch der Satz, der in keinem Auftragsformular steht, aber vor Ort den Unterschied macht.
3 · Unterwegs
Wenn etwas anders läuft: eine Nummer
Kunde nicht da, Arbeit dauert doppelt so lang, Teil fehlt, Zufahrt gesperrt — eine kurze Meldung an eine Stelle, und der Rest des Tages wird umgehängt. Der Monteur muss nicht überlegen, wen er jetzt anrufen soll und ob der gerade kann.
4 · Nach dem Termin
Kurze Rückmeldung, fertig
Erledigt oder nicht erledigt, und wenn nicht: warum. Mehr wird nicht verlangt. Was daraus folgt — Folgetermin, Nachbestellung, Kunde informieren — passiert bei uns, nicht auf dem Beifahrersitz.
Was wegfällt
Die Arbeit, die keine Arbeit ist
In fast jedem Betrieb macht das Team einen Teil der Disposition mit, ohne dass es so heißt. Genau dieser Teil verschwindet.
Der Kunde, der beim Monteur reklamiert
Wer als Erster vor Ort steht, bekommt den Ärger über den verschobenen Termin ab — obwohl er ihn nicht verschoben hat. Wenn Kunden vorher informiert werden, fällt dieses Gespräch weg.
Die zweite Fahrt, weil niemand da war
Anfahrt, klingeln, keiner öffnet. Ein halber Tag für nichts. Der Termin, den der Kunde selbst zugesagt und schriftlich bekommen hat, ist nicht spektakulär, aber er verhindert genau das.
Die Suche nach dem Zuständigen
Chef auf der Baustelle, Büro besetzt, Kollege im Keller ohne Empfang. Eine Nummer, an der jemand rangeht, ersetzt drei Anrufe und zwanzig Minuten Warten.
Die Einwände
Drei Fragen, die Ihre Monteure stellen werden
Sie sind berechtigt. Wer sie vorher beantwortet, spart sich die schlechte Stimmung in Woche zwei.
„Woher will jemand am Schreibtisch wissen, wie lange das dauert?"
Gar nicht — deshalb schätzen wir es nicht. Die Zeitansätze kommen aus Ihrem Betrieb: Was dauert bei Ihnen eine Wartung, was ein Zählerwechsel, was ein Erstbesuch bei einer Störung? Das wird im Onboarding aufgenommen und danach laufend nachgeschärft — vor allem mit dem, was die Monteure zurückmelden.
Wer meldet, dass drei Stunden nicht reichen, ändert damit die Planung. Nicht nur für heute, sondern für das nächste Mal.
„Kann ein Fremder überhaupt unsere Kunden?"
Am Anfang nicht, nach ein paar Wochen schon. Deshalb gibt es einen festen Ansprechpartner statt einer wechselnden Warteschleife: dieselbe Person, die Ihre Stammkunden mit der Zeit kennt, weiß, welcher Kunde morgens erst spät aufmacht, und welcher lieber eine Nachricht als einen Anruf will.
Was besonders ist, halten wir im Onboarding fest — und dazu gehört ausdrücklich das, was Ihre Monteure über ihre Kunden wissen.
„Werden wir jetzt überwacht?"
Wir bekommen genau das, was Ihre Leute selbst zurückmelden: erledigt, nicht erledigt, dauert länger, Kunde nicht da. Daraus entstehen die vereinbarten Übersichten — Auslastung, erledigte Termine, offene Aufträge.
Was davon auf einzelne Personen heruntergebrochen wird und wer es zu sehen bekommt, entscheiden Sie als Arbeitgeber, nicht wir. Das gehört ins Onboarding-Gespräch — und wo es eine betriebliche Mitbestimmung gibt, gehört es dorthin, bevor wir anfangen.
Die Einführung
Was Sie Ihrem Team in der ersten Woche sagen sollten
Der häufigste Fehler ist, es unter der Hand einzuführen. Wenn plötzlich eine fremde Nummer die Tour schickt und niemand erklärt hat, warum, entsteht in genau der Gruppe Misstrauen, auf deren Mitarbeit alles ankommt.
Es braucht keine Betriebsversammlung. Zehn Minuten vor der Frühschicht reichen — aber sie sollten stattfinden, bevor die erste Tour von uns kommt.
Die Punkte, auf die es ankommt
Sagen Sie, wer wir sind und warum es uns gibt. Sagen Sie, dass es um die Koordination geht und nicht um die Arbeit am Kunden. Und sagen Sie klar, dass Sie der Chef bleiben — wir planen, Sie entscheiden.
- Wer ist der feste Ansprechpartner, und unter welcher Nummer ist er erreichbar?
- Wird Ihre Betriebsnummer zu uns umgeleitet? Dann sollte das Team wissen, ab wann Kundenanrufe nicht mehr im Büro auflaufen.
- Welcher Kanal gilt wofür — was geht per WhatsApp, wofür wird angerufen?
- Was meldet ein Monteur zurück, und was ausdrücklich nicht?
- Wer entscheidet, wenn es klemmt: Was darf der Monteur vor Ort selbst entscheiden, was geht über Sie?
- Was passiert außerhalb der vereinbarten Zeiten — abends, am Wochenende?
Zu den Daten Ihrer Mitarbeiter
Um planen zu können, brauchen wir Angaben zu Ihren Monteuren: Namen, Erreichbarkeit, Qualifikationen, Arbeitszeiten. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO bleiben Sie; Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den wir vor dem Start schließen. Die Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
Kostenlos & unverbindlich
Fragen Sie Ihr Team — und dann uns
Im Erstgespräch klären wir genau die Punkte, an denen es im Team hakt: Kanäle, Zeitansätze, Zuständigkeiten. 15 Minuten, unverbindlich.
15 Minuten, direkt mit Martin. Kein Verkaufsgespräch — wenn es bei Ihnen nicht passt, sagen wir das im Gespräch. Schriftlich geht auch: termine@tourcoord.de