Meldungen aus drei Richtungen
Mieter, Verwaltung und Handwerker melden über verschiedene Wege. Ohne eine feste Annahme geht etwas verloren oder wird doppelt bearbeitet.
Hausmeisterservice
Externe Disposition
Externe Disposition
für Hausmeisterservice
Die Runde steht im Plan, die Störmeldung nicht. Dazu Mieter, Verwaltungen und Handwerker, die alle gleichzeitig etwas wollen.
Runden und Meldungen im BlickFester MonatspreisAusgehend ab Tag eins
Der Engpass
Die Runde ist planbar, die Meldung nicht
Hausmeisterdienste leben von einem festen Turnus und von dem, was ihn unterbricht.
Ein Hausmeisterdienst betreut viele Objekte: Rundgänge, Reinigung, einfache Reparaturen, Winterdienst und Gartenpflege. Das steht im Turnus und lässt sich planen. Dazwischen kommen Meldungen von Mietern und Verwaltungen: ein Wasserfleck, eine ausgefallene Beleuchtung, ein ausgesperrter Mieter.
Jede Meldung muss eingeordnet, einem Objekt zugeordnet und an die richtige Stelle gegeben werden: an den eigenen Mitarbeiter oder an einen Handwerker. Beim Winterdienst kommt ein enges Zeitfenster dazu, das vom Wetter bestimmt wird.
Wir nehmen Meldungen an, ordnen sie nach Ihren Regeln ein, koordinieren Handwerkertermine und halten Rückmeldungen an Verwaltungen und Mieter nach. Mehr dazu unter Kundendienst-Disposition.
- Meldungen von Mietern und Verwaltungen werden angenommen und nach Ihren Regeln eingeordnet
- Handwerkertermine werden abgestimmt und nachgehalten
- Rückmeldungen an Verwaltungen und Mieter kommen von uns
- Touren werden nach Objekt gebündelt
- Ihre Mitarbeiter bekommen Änderungen unterwegs
Der Alltag
Wo Hausmeisterdienste in der Praxis hängen
Vier typische Störungen.
Winterdienst
Das Zeitfenster ist kurz und wetterabhängig. Wer in einer Nacht mit Schnee Entscheidungen treffen muss, braucht vorher abgesprochene Regeln.
Handwerker koordinieren
Für Reparaturen müssen Termine mit Mietern und Handwerkern passen. Das braucht Nachhalten, sonst steht der Handwerker vor verschlossener Tür.
Verwaltung fragt nach
Verwaltungen wollen wissen, ob etwas erledigt ist. Jede Auskunft unterbricht den Hausmeister bei der Arbeit.
Abgrenzung
Was wir nicht machen
Wir übernehmen keine Hausmeistertätigkeit, führen keine Reparaturen aus und geben keine Auskunft zu Haftung oder Verkehrssicherungspflichten. Das bleibt bei Ihnen.
Wir nehmen Meldungen an, stimmen Termine ab, halten nach und planen Touren. Aufträge, Preise und Entscheidungen bleiben bei Ihnen.
Wer hier wen anruft
Ausgehende Anrufe funktionieren ab dem ersten Tag, ohne dass bei Ihnen etwas vorbereitet werden muss. Damit eingehende Anrufe Ihrer Kunden bei uns ankommen, braucht es eine Rufumleitung Ihrer Rufnummer oder einen vorhandenen SIP-/VoIP-Anschluss. Die Rufumleitung schaltet Ihr Telefonanbieter; wir sagen Ihnen genau, was zu bestellen ist.
Aufgabenteilung
Was wir übernehmen, und was bei Ihnen bleibt
Die Grenze ist klar gezogen und wird im Erstgespräch schriftlich festgehalten.
Was wir übernehmen
Meldungen annehmen und einordnen, Handwerkertermine abstimmen, Verwaltungen und Mieter informieren, Touren bündeln, Rückfragen sortieren.
Was bei Ihnen bleibt
Hausmeistertätigkeiten, Reparaturen, Entscheidungen zu Haftung und Sicherheit, Beauftragung, Preise.
Orientierung
Woran Sie erkennen, ob es für Sie passt
Wenn mehrere dieser Punkte stimmen, lohnt sich ein Gespräch. Wenn nicht, sagen wir das auch.
- Meldungen kommen per Telefon, Mail und Zuruf und gehen verloren
- Handwerkertermine werden nicht nachgehalten
- Verwaltungen fragen nach, was erledigt ist
- Ihre Mitarbeiter werden bei der Arbeit ständig angerufen
Fragen aus dem Betrieb
Was Hausmeisterdienste uns fragen
Vier Fragen vor dem ersten Gespräch.
Nehmen Sie Mietermeldungen an?
Ja, nach Ihren Regeln. Wir ordnen die Meldung ein und geben sie weiter. Entscheidungen zur Ausführung treffen Sie.
Und beim Winterdienst?
Wir planen Einsätze und nehmen Meldungen innerhalb der vereinbarten Zeiten an. Einsätze in der Nacht oder am frühen Morgen sind nicht Teil des Standardangebots und müssten gesondert vereinbart werden.
Können Sie Handwerker koordinieren?
Ja, mit den Betrieben, die Sie nennen. Wir stimmen Termine mit Mietern und Handwerkern ab.
Wie behalten Sie den Überblick über die Objekte?
Die Objektliste, die Sie uns geben, halten wir aktuell. Meldungen werden dem Objekt zugeordnet, den Stand bekommen Sie über die vereinbarten Reports.
Einstieg und Technik
Rufumleitung, Telefonanlage, E-Mail und Einarbeitung
Diese vier Antworten gelten für alle Gewerke gleich.
Wie kommen Anrufe meiner Kunden bei Ihnen an?
Über eine Rufumleitung Ihrer Rufnummer auf unsere. Die schaltet Ihr Telefonanbieter, nicht wir. Wir sagen Ihnen genau, was Sie bestellen müssen, und prüfen danach, dass die Anrufe wirklich ankommen. Vertrag und Kosten dafür bleiben bei Ihnen. Ausgehende Anrufe bei Ihren Kunden funktionieren ab dem ersten Tag.
Geht das auch mit einer Cloud-Telefonanlage oder VoIP, etwa Placetel?
Das kann eine Lösung sein: Haben Sie bereits einen SIP-/VoIP-Anschluss oder eine Cloud-Telefonanlage wie Placetel, lässt sich die Weiterleitung unter Umständen darüber einrichten. Ob und wie das bei Ihrer Konfiguration geht, stimmen wir im Onboarding technisch mit Ihnen ab, bevor Sie etwas bestellen. Ohne Rufumleitung oder VoIP können wir keine eingehenden Anrufe annehmen; WhatsApp und E-Mail Ihrer Kunden erreichen uns davon unabhängig.
Welche E-Mail-Adresse wird für meine Kunden genutzt?
Wir arbeiten mit Ihren bestehenden Kanälen: Telefon, WhatsApp Business und E-Mail. Welche Absenderadresse wir für E-Mails an Ihre Kunden verwenden, vereinbaren wir im Onboarding mit Ihnen. Ihre Adresse nutzen wir nur, wenn Sie das ausdrücklich erlauben.
Wie läuft die Einarbeitung?
Nach Vertragsunterzeichnung sind wir innerhalb von 5 Werktagen einsatzbereit. Im Onboarding, etwa eine Stunde, nehmen wir Kundenliste, Monteurdaten, laufende Aufträge und Ihre Regeln auf und halten sie schriftlich fest. Wo wir unsicher sind, fragen wir nach, statt zu schätzen. Bei eingehenden Anrufen hängt der Schalttermin der Rufumleitung an Ihrem Telefonanbieter.
Kostenlos & unverbindlich
Wie viele Meldungen laufen bei Ihnen über mehrere Kanäle ein?
Wenn es zu viele sind, lohnt sich ein Gespräch.
15 Minuten, direkt mit Martin. Wenn es bei Ihnen nicht passt, sagen wir das auch. termine@tourcoord.de