Der Teil, der am Telefon passiert

Terminvereinbarung
für Handwerksbetriebe

Wir rufen Ihre Kunden an, machen Termine aus und bestätigen sie — in Ihrem Namen, nach Ihren Regeln, mit Ihrer Rufnummer. Die wenigsten Betriebe haben zu wenig Arbeit. Sie haben zu wenig Zeit am Telefon: Wartungen, die fällig wären. Angebote, auf die keiner geantwortet hat. Termine, die niemand bestätigt hat, bis der Monteur vor verschlossener Tür steht. Diese Seite beschreibt, welche Anrufe wir für Sie führen — und welche nicht.

Erstgespräch buchen → Preise und Pakete

Ausgehende Anrufe ab dem ersten Tag In Ihrem Namen, mit Ihrer Rufnummer Keine Kaltakquise

Das eigentliche Problem

Die Anrufe, die liegen bleiben

Ein Handwerksbetrieb verliert selten einen Auftrag, weil er zu teuer war. Er verliert ihn, weil zehn Tage lang niemand nachgefragt hat und der Kunde inzwischen jemand anderen hat kommen lassen.

Diese Arbeit bleibt liegen, weil sie nie dringend ist. Ein Rohrbruch meldet sich von selbst. Ein Wartungsbestand, den keiner abtelefoniert, meldet sich nicht — der fällt erst auf, wenn das Jahr vorbei ist und ein Drittel der Verträge nicht erfüllt wurde. Genauso das Angebot über 14.000 €, das seit drei Wochen offen ist: Es kostet nichts, bis es weg ist.

Telefonieren ist nicht schwer. Es ist nur nie an der Reihe. Zwischen Baustelle, Aufmaß und Abrechnung gewinnt immer das, was schreit — und der Bestandskunde schreit nicht.

Vier Anrufe, die fast überall liegen bleiben

Die fällige Wartung. Der Vertrag läuft, die Prüfung ist dran — nur steht der Termin in keiner Woche.
Das offene Angebot. Nach zehn Tagen fragt niemand nach. Nach drei Wochen ist es entschieden, ohne Sie.
Der unbestätigte Termin. Vor vier Wochen ausgemacht, seither nichts. Der Kunde ist arbeiten, der Monteur steht davor.
Der Nachtermin. Material fehlte, ein zweiter Besuch war nötig — vereinbart hat ihn hinterher keiner.

Die vier Anrufarten

Welche Anrufe wir für Sie führen

Alles davon ist ausgehend und läuft deshalb ab dem ersten Tag — anders als die Annahme eingehender Anrufe, für die erst eine Rufumleitung geschaltet sein muss.

1 · Bestand

Fällige Wartungen und Prüfungen terminieren

Wir bekommen von Ihnen die Liste: wer hat einen Wartungsvertrag, wann war die letzte Wartung, in welchem Monat ist die nächste fällig. Dann telefonieren wir den Bestand ab, machen Termine aus, die zur Tour in der jeweiligen Ecke passen, und melden Ihnen zurück, wer nicht will oder nicht mehr erreichbar ist. Das ist die Arbeit, die sich am schnellsten rechnet, weil der Umsatz bereits vertraglich zugesagt ist — er wird nur nicht abgerufen.

2 · Nachfassen

Angebote, auf die niemand geantwortet hat

Nach einer mit Ihnen festgelegten Frist — häufig sieben bis zehn Tage — rufen wir an und fragen, ob das Angebot angekommen ist und ob etwas offen ist. Wir verhandeln nicht und geben keine Nachlässe; über Preise entscheiden Sie. Was wir liefern, ist die Antwort: zugesagt, abgesagt, oder es fehlt noch etwas. Auch ein klares Nein ist mehr wert als ein Angebot, das ewig offen steht.

3 · Bestätigen

Der Termin, der dann auch stattfindet

Ein Termin, der vor vier Wochen ausgemacht wurde, ist keine Zusage, sondern eine Absichtserklärung. Wir bestätigen ihn vorab auf dem Weg, den der Kunde nutzt, nennen das Zeitfenster und klären die Dinge, an denen der Einsatz sonst scheitert: Ist jemand da? Steht das Fahrzeug irgendwo? Ist der Keller frei geräumt? Sagt der Kunde ab, erfahren wir es einen Tag vorher statt vor der Tür.

4 · Nacharbeiten

Der zweite Besuch, den sonst keiner ausmacht

Ein Ersatzteil musste bestellt werden, ein Gewerk war noch nicht fertig, eine Kleinigkeit blieb offen. Der Monteur meldet uns das, wir rufen den Kunden an, sobald das Teil da ist, und setzen den Nachtermin so, dass er zu einer Tour in der Gegend passt. Ohne das bleiben diese Fälle wochenlang liegen — und tauchen irgendwann als Beschwerde wieder auf.

Die Grenze

In wessen Namen wir anrufen — und wen wir nicht anrufen

Für Ihre Kunden gibt es uns nicht. Wir melden uns mit Ihrem Betriebsnamen, und auf dem Display erscheint Ihre Nummer. Wer zurückruft, landet dort, wo er auch sonst landen würde. Das ist kein Versteckspiel, sondern der Punkt: Der Kunde soll mit seinem Handwerker sprechen, nicht mit einem Dienstleister dazwischen.

Dafür bekommen wir von Ihnen eine schriftliche Erlaubnis, in Ihrem Namen und über Ihre Rufnummer zu telefonieren, dazu den nötigen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides ist Teil des Onboardings und dauert keine halbe Stunde.

Was wir nicht machen: fremde Leute anrufen, die noch nie mit Ihnen zu tun hatten. Keine gekauften Listen, keine Privatnummern aus dem Telefonbuch, keine Haustürrunde am Telefon. Wir rufen Ihre Kunden an — Wartungskunden, Auftraggeber, Anfragende, Angebotsempfänger.

Warum wir da nicht flexibel sind

Werbeanrufe bei Privatpersonen ohne deren vorherige ausdrückliche Einwilligung sind in Deutschland unzulässig, und das Bußgeldrisiko liegt beim Auftraggeber — also bei Ihrem Betrieb, nicht bei uns. Wir halten uns deshalb an bestehende Kundenbeziehungen, auch wenn jemand ausdrücklich etwas anderes bestellen möchte. Wo bei Ihnen im Einzelfall die Grenze verläuft, klärt Ihr Anwalt besser als wir; unsere Regel ist die vorsichtige Variante.

Umfang

Was im Festpreis steckt — und was nicht

Die Terminvereinbarung ist kein Zusatzpaket, sondern Teil der Koordination. Sie steckt im selben monatlichen Festpreis wie die Tourenplanung.

Im monatlichen Festpreis enthalten

Abtelefonieren Ihres Wartungs- und Prüfbestands nach Ihrer Listeenthalten

Nachfassen offener Angebote nach vereinbarter Fristenthalten

Terminbestätigungen und Erinnerungen vor dem Einsatzenthalten

Verschiebungen, Absagen und das Nachziehen der betroffenen Termineenthalten

Nachtermine nach Rückmeldung Ihrer Monteureenthalten

Rückmeldung an Sie: zugesagt, abgesagt, nicht erreichtenthalten

Machen wir nicht

Kaltakquise bei Privatpersonen oder aus gekauften Listennein

Preise verhandeln oder Nachlässe zusagennein

Verträge in Ihrem Namen abschließennein

Fachliche Auskunft zu Ihrem Gewerk gebennein

Mahnen oder offene Rechnungen eintreibennein

Vorbereitung

Was festgelegt sein muss, bevor wir den ersten Kunden anrufen

Das gehen wir im Onboarding-Termin einmal gemeinsam durch. Danach stehen die Regeln, und wir fragen nur noch bei Ausnahmen nach.

Welche Liste ist die richtige — Wartungsverträge, Kundenstamm, offene Angebote? In welcher Form bekommen wir sie?
Mit welchem Wortlaut sollen wir uns melden, und wie heißt Ihr Betrieb am Telefon?
Welche Zeitfenster dürfen wir zusagen, und wie weit im Voraus darf ein Termin liegen?
Nach wie vielen Tagen fassen wir ein Angebot nach — und wie oft?
Welche Kunden ruft grundsätzlich nur der Chef an?
Was sagen wir, wenn nach dem Preis oder nach einer fachlichen Einschätzung gefragt wird?
Wie und wohin melden wir zurück: Liste am Abend, Nachricht sofort, Eintrag im Wochenplan?

Häufige Fragen

FAQ

Rufen Sie in unserem Namen an oder in Ihrem?

In Ihrem. Wir melden uns mit Ihrem Betriebsnamen, und beim Kunden erscheint Ihre Nummer, nicht unsere. Für den Kunden ist das ein Anruf aus Ihrem Büro — nichts anderes soll es auch sein. Dass dafür Ihre Rufnummer ausgehend genutzt werden darf, klären wir vor dem ersten Anruf schriftlich.

Machen Sie auch Kaltakquise für uns?

Nein. Wir rufen Ihre eigenen Kunden an — Wartungskunden, Auftraggeber, Leute, die bei Ihnen angefragt oder ein Angebot bekommen haben. Fremde Privatnummern aus gekauften Listen rufen wir nicht an. Das ist keine Preisfrage, sondern eine Grenze, hinter die wir nicht gehen.

Brauchen wir dafür eine Software?

Nein. Sie kaufen keine Lizenz und lernen keine Oberfläche. Wir arbeiten mit unserem eigenen System, so wie der Monteur mit seinem eigenen Werkzeug. Bei Ihnen kommen die Termine auf dem Weg an, den Ihr Betrieb ohnehin nutzt — Telefon, WhatsApp Business oder E-Mail.

Was passiert, wenn ein Kunde nicht erreichbar ist?

Wir versuchen es zu unterschiedlichen Tageszeiten erneut, insgesamt dreimal, und hinterlassen beim letzten Versuch eine Nachricht mit Rückrufbitte. Danach geht der Fall mit Vermerk an Sie zurück. Was wir nicht tun: einen Kunden so lange anrufen, bis er genervt ist.

Kostenlos & unverbindlich

Wie viele Wartungskunden haben Sie im Bestand?

Diese eine Zahl sagt meistens schon, ob sich das für Sie rechnet. 15 Minuten am Telefon, dann wissen Sie es.

Erstgespräch buchen → Lieber zurückrufen lassen

15 Minuten, direkt mit Martin. Kein Verkaufsgespräch — wenn es bei Ihnen nicht passt, sagen wir das im Gespräch. Schriftlich geht auch: termine@tourcoord.de